Entgeltregister in Spanien: Pflicht und Umsetzung

Die Entgeltlücke zwischen Männern und Frauen liegt in Spanien bei 15,7 % (INE, 2025). Um sie zu schließen, verpflichtet das Real Decreto 902/2020 alle Unternehmen zu einem Entgeltregister, unabhängig von Größe und Branche. Führt Ihr Unternehmen es noch nicht aktuell, drohen Sanktionen von bis zu 225.018 Euro.

Was ist das verpflichtende Entgeltregister?

Das Entgeltregister ist ein Dokument, das die Durchschnittswerte der Vergütungen der gesamten Belegschaft nach Geschlecht aufgeschlüsselt erfasst. Es soll Entgelttransparenz sicherstellen und mögliche Diskriminierungen zwischen Männern und Frauen aufdecken, die gleichwertige Arbeit leisten.

Die Rechtsgrundlage bilden zwei spanische Vorschriften:

- Artikel 28 des Estatuto de los Trabajadores, des spanischen Arbeitnehmerstatuts (geändert durch das RDL 6/2019): Er begründet die Pflicht, ein Entgeltregister mit nach Geschlecht aufgeschlüsselten Durchschnittswerten zu führen.

- Real Decreto 902/2020 vom 13. Oktober über Entgeltgleichheit: Es regelt Inhalt, Format und Anforderungen des Entgeltregisters und ist am 14. April 2021 in Kraft getreten.

Das Entgeltregister ist kein weiterer bürokratischer Vorgang. Es ist ein Diagnoseinstrument, mit dem ein Unternehmen Entgeltungleichheiten erkennt und korrigiert, bevor die Inspección de Trabajo, die spanische Arbeitsinspektion, es an seiner Stelle tut.

Welche Unternehmen brauchen ein Entgeltregister?

Alle Unternehmen sind verpflichtet, unabhängig von der Zahl der Beschäftigten. Dazu zählen:

- Unternehmen mit einem einzigen Beschäftigten

- KMU und Kleinstunternehmen

- Großkonzerne

- Genossenschaften mit abhängig Beschäftigten

- Öffentliche Verwaltungen (mit ihren Besonderheiten)

Ob die Belegschaft ausschließlich aus Männern oder ausschließlich aus Frauen besteht, spielt keine Rolle: Die Pflicht besteht genauso. Auch leitende Angestellte und Führungskräfte müssen im Register geführt werden.

Die Zahlen belegen den Bedarf: Das durchschnittliche Jahresgehalt der Frauen lag bei 25.591 Euro gegenüber 30.372 Euro bei den Männern (INE, 2025). Zudem verdienten 24,2 % der Frauen höchstens den spanischen Mindestlohn SMI, gegenüber 10,3 % der Männer (INE, 2024).

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Welche Daten das Entgeltregister enthalten muss

Artikel 5 des RD 902/2020 legt fest, dass das Register mindestens die folgenden Daten enthalten muss, nach Geschlecht aufgeschlüsselt und nach Berufsgruppen, Kategorien oder gleichwertigen Stellen gegliedert:

In Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten muss das Unternehmen zudem begründen, dass ein Unterschied nicht auf dem Geschlecht beruht, sobald die durchschnittliche Vergütung eines Geschlechts die des anderen um 25 % oder mehr übersteigt.

Ein Urteil des Tribunal Supremo, des spanischen Obersten Gerichtshofs (STS 1302/2024 vom 21. November), hat bestätigt, dass keine Daten aufzunehmen sind, die die individuelle Vergütung einer einzelnen Person erkennen lassen, sondern nur aggregierte Durchschnittswerte.

Das Entgeltregister Schritt für Schritt erstellen

Das Ministerio de Trabajo y Economía Social, das spanische Arbeitsministerium, stellt Unternehmen das Werkzeug IR! (Instrumento para el Registro Retributivo) zur Verfügung, eine kostenlose Excel-Datei, die die nötigen Berechnungen automatisiert. Sie steht auf der Website des Ministeriums zum Download bereit.

Das sind die Schritte bis zum fertigen Register:

1. Gehaltsdaten erheben für die gesamte Belegschaft des vorangegangenen Kalenderjahres, einschließlich Führungskräften und leitenden Angestellten

1. Nach Berufsgruppen klassifizieren oder nach gleichwertigen Arbeitsplätzen

1. Nach Bestandteilen aufschlüsseln: Grundgehalt, Gehaltszulagen und nicht zum Gehalt zählende Bezüge

1. Durchschnittswerte berechnen (arithmetisches Mittel und Median) für jeden Bestandteil, getrennt nach Geschlecht

1. Die Unterschiede analysieren: Lücken von mehr als 25 % erkennen und die sachlichen Begründungen dokumentieren

1. Die gesetzliche Arbeitnehmervertretung anhören, bevor das Register erstellt wird (nach RD 902/2020 verpflichtend)

1. Jährlich aktualisieren und immer dann, wenn sich die Vergütungsstruktur wesentlich ändert

Das Werkzeug IR! erzeugt die nötigen Tabellen und Grafiken automatisch, sobald die Daten eingegeben sind. Seine Nutzung ist freiwillig, sichert aber die Einhaltung der Vorgaben.

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Sanktionen bei Verstößen gegen das Entgeltregister

Kein Entgeltregister zu führen oder es unvollständig zu führen, gilt arbeitsrechtlich als schwerer Verstoß nach der LISOS, dem spanischen Gesetz über Verstöße und Sanktionen in der Sozialordnung. Die Geldbußen richten sich nach der Schwere:

Wer außerdem die von der Inspección de Trabajo angeforderten Unterlagen nicht herausgibt, dem kann dies als Behinderung der Aufsichtstätigkeit ausgelegt werden, mit zusätzlichen Sanktionen.

Die Inspección de Trabajo hat ihre Prüfkampagnen zum Entgeltregister seit 2022 verstärkt. Die Maßnahmen zur Entgeltgleichheit haben in den letzten Geschäftsjahren zugenommen, und die Aufsicht sanktioniert bereits kleine Betriebe, einschließlich Selbstständiger mit einer einzigen angestellten Person.

Europäische Richtlinie zur Entgelttransparenz: was sich 2026 ändert

Die Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments verschärft die Pflichten zur Entgelttransparenz und ist bis zum 7. Juni 2026 in spanisches Recht umzusetzen. Auch wenn Spanien mit dem RD 902/2020 bereits vorgesorgt hat, bringt die Richtlinie wesentliche Neuerungen:

- Gehaltsangabe in Stellenanzeigen: Unternehmen müssen Bewerberinnen und Bewerbern das Gehaltsband der Stelle vor dem Vorstellungsgespräch mitteilen

- Verbot, nach dem bisherigen Gehalt der Bewerberinnen und Bewerber im Auswahlverfahren zu fragen

- Lücke von 5 %: Übersteigt der Vergütungsunterschied 5 % ohne sachliche Rechtfertigung, muss das Unternehmen gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung eine Entgeltbewertung einleiten (heute liegt die Schwelle bei 25 %)

- Nichtigkeit von Verschwiegenheitsklauseln zum Gehalt: Verträge dürfen Beschäftigten nicht verbieten, Informationen über ihre Vergütung zu teilen

- Regelmäßige Berichte zur Entgeltlücke: Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten müssen Daten zu den Vergütungsunterschieden veröffentlichen

Unternehmen, die ihr Entgeltregister bereits aktuell halten und über ein Entgeltaudit verfügen, starten mit einem Vorsprung, wenn diese neuen Pflichten in Kraft treten.

Worin unterscheiden sich Entgeltregister und Entgeltaudit?

Beide Begriffe werden häufig verwechselt, doch es gibt klare Unterschiede:

Das Entgeltaudit geht tiefer: Es umfasst die Bewertung der Arbeitsplätze, die Analyse der Ursachen der Lücke und einen Maßnahmenplan zu ihrer Korrektur. Hat Ihr Unternehmen mehr als 50 Beschäftigte, braucht es beide Dokumente.

Bei Tecnocim Innova beraten wir Unternehmen bei der Erstellung des Entgeltregisters, beim Entgeltaudit und beim Gleichstellungsplan. Wir helfen Ihnen außerdem, Beitragsermäßigungen zur Sozialversicherung zu ermitteln, die an Einstellungen nach Gleichstellungskriterien geknüpft sind.

Nächster Schritt

Das Entgeltregister ist nicht optional, und die Inspección de Trabajo sanktioniert bereits Unternehmen, die es nicht aktuell führen. Mit der europäischen Richtlinie zur Entgelttransparenz vor der Tür (Juni 2026) werden die Anforderungen nur steigen.

Warten Sie nicht auf eine Aufforderung. Sprechen Sie Tecnocim Innova an und wir bringen Ihr Entgeltregister in Ordnung, sorgen für die Einhaltung der geltenden Vorschriften und bereiten Sie auf die neuen europäischen Anforderungen vor.