Elektronische Rechnung in Spanien: Fristen und Umstellung

Das Real Decreto 238/2026, am 25. März 2026 im BOE veröffentlicht, ist bereits in Kraft. Alle Unternehmen und Selbstständigen, die an andere Unternehmen fakturieren, müssen Rechnungen künftig in einem strukturierten elektronischen Format ausstellen und empfangen. Es genügt nicht, ein PDF per E-Mail zu schicken: Die Vorschrift verlangt eine maschinenlesbare Datei mit lückenloser Nachverfolgbarkeit von der Ausstellung bis zur Zahlung.

Die Pflicht gilt für alle B2B-Umsätze zwischen Unternehmern und Freiberuflern mit Steuersitz in Spanien. Umsätze mit Endverbrauchern (B2C) bleiben außen vor. Das erklärte Ziel der Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece), des spanischen E-Rechnungsgesetzes, aus dem diese Verordnung hervorgeht, ist zweifach: den Zahlungsverzug zwischen Unternehmen zu senken und die spanische Wirtschaft zu digitalisieren.

Was ist die verpflichtende elektronische Rechnung und wann gilt sie?

Die verpflichtende elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument in strukturiertem Format – kein PDF und kein Scan –, das elektronisch erzeugt, übermittelt und aufbewahrt wird. Sie muss dem europäischen semantischen Modell EN16931 entsprechen und eines der vier von der Vorschrift zugelassenen Formate nutzen.

Das RD 238/2026 ist am 20. April 2026 in Kraft getreten. Die tatsächliche Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen beginnt jedoch nicht automatisch: Sie hängt an einer Ministerialverordnung des spanischen Finanzministeriums (Ministerio de Hacienda), die die öffentliche Lösung der spanischen Steuerbehörde (AEAT) freischaltet. Erst mit dieser Verordnung beginnen die Umstellungsfristen zu laufen.

Nach aktuellen Schätzungen erscheint die Ministerialverordnung im zweiten Halbjahr 2026. Damit läge die erste tatsächliche Pflicht für Großunternehmen zwischen Ende 2027 und Anfang 2028.

Umstellungsfristen: Zeitplan nach Unternehmensgröße

Die Fristen laufen ab der Veröffentlichung der Ministerialverordnung. Das System ist gestaffelt:

Zusätzlich müssen Großunternehmen in den ersten 12 Monaten ihrer Pflicht jeder elektronischen Rechnung eine lesbare PDF-Kopie beilegen, um den Übergang für noch nicht umgestellte Empfänger zu erleichtern.

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Technische Anforderungen: Formate, Plattformen und die öffentliche Lösung der AEAT

Zugelassene Formate

Das RD 238/2026 lässt vier Syntaxen für elektronische Rechnungen zu, alle auf Basis der europäischen Norm EN16931:

• UBL (Universal Business Language) – das bevorzugte Format der öffentlichen Lösung der AEAT
• CII (Cross-Industry Invoice, UN/CEFACT)
• EDIFACT (Rechnungsnachrichten)
• Facturae – das in Spanien traditionelle Format für die Fakturierung an die öffentliche Verwaltung (B2G)

Zwei Übertragungswege

Rechnungen lassen sich auf zwei Wegen versenden:

• Öffentliche Lösung der AEAT: kostenlos, für alle Unternehmen zugänglich, mit der Syntax UBL. Ideal für Selbstständige und Kleinstunternehmen, die keine private Plattform beauftragen wollen.
• Private Fakturierungsplattformen: Sie müssen die Interoperabilität mit anderen Plattformen sicherstellen und zeitgleich eine originalgetreue Kopie jeder Rechnung an das öffentliche Repositorium der AEAT senden.

Pflichten zur Nachverfolgbarkeit

Jede elektronische Rechnung braucht einen eindeutigen Code aus der NIF des Ausstellers, Nummer und Serie der Rechnung sowie dem Ausstellungsdatum. Der Empfänger hat höchstens 4 Werktage Zeit, die kaufmännische Annahme oder Ablehnung der Rechnung zu melden, und dieselbe Frist, um die vollständige Zahlung anzuzeigen.

Wer ist verpflichtet und wer ist befreit?

Verpflichtet: alle Unternehmer und Freiberufler, die Rechnungen an andere Unternehmer und Freiberufler mit Steuersitz in Spanien ausstellen. Dazu zählen Selbstständige, KMU und Großunternehmen ohne Unterschied nach Branche.

Von der elektronischen B2B-Rechnung befreit:

• Umsätze mit Endverbrauchern (B2C)
• Vereinfachte Rechnungen (außer den „qualifizierten“)
• Grenzüberschreitende Umsätze mit Empfängern außerhalb Spaniens
• Strom- und Gasversorger in bestimmten Sonderregelungen
• Über das Clearingsystem der IATA abgerechnete Umsätze

Wichtig ist die Unterscheidung: Die Befreiung betrifft den Umsatz, nicht das Unternehmen. Ein KMU kann bei Verkäufen an andere Unternehmen verpflichtet und bei Verkäufen an Privatpersonen befreit sein.

Verifactu und elektronische Rechnung: ist das dasselbe?

Nein. Das ist eine der häufigsten Verwechslungen. Es sind zwei verschiedene Pflichten mit unterschiedlichen Rechtsgrundlagen:

In der Praxis muss Ihre Fakturierungssoftware beide Vorschriften erfüllen: kompatibel mit Verifactu (Integrität und Aufzeichnung) und mit der elektronischen B2B-Rechnung (strukturiertes Format und Austausch).

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Sanktionen bei Verstößen und Kontrolle des Zahlungsverzugs

Sanktionen

Das Sanktionsregime sieht Geldbußen von bis zu 10.000 € je Verstoß für Unternehmen vor, die trotz Pflicht keine elektronischen Rechnungen ausstellen. Verstöße gegen Integrität und Nachverfolgbarkeit können 50.000 € erreichen, Verletzungen des Datenschutzes bei den in den Rechnungen enthaltenen Daten bis zu 60.000 €.

Kontrolle des Zahlungsverzugs

Die Ley Crea y Crece setzt eine maximale Zahlungsfrist von 60 Tagen fest. Die elektronische Rechnung erlaubt es der AEAT, die tatsächlichen Zahlungsfristen zu überwachen. Unternehmen, die diese Frist überschreiten:

• verlieren den Zugang zu öffentlichen Fördermitteln
• dürfen nicht als Kooperationsunternehmen der Verwaltungen auftreten
• erscheinen auf der Liste des Observatorio de Morosidad Nacional, der spanischen Beobachtungsstelle für Zahlungsverzug

Das ist eine der am wenigsten diskutierten, aber wichtigsten Wirkungen der Vorschrift: Die elektronische Rechnung wird zu einem wirksamen Instrument gegen den Zahlungsverzug, der besonders KMU und Selbstständige trifft.

Wie Sie umstellen: Schritte und verfügbare Fördermittel

Umstellungsplan in 5 Schritten

1. Ihre heutige Fakturierung prüfen: ermitteln, welcher Anteil Ihrer Rechnungen B2B und welcher B2C ist
2. Ihre Software bewerten: prüfen, ob Ihr Fakturierungsprogramm mit Verifactu und mit den geforderten elektronischen Formaten (UBL, Facturae) kompatibel ist
3. Übertragungsweg wählen: öffentliche Lösung der AEAT (kostenlos) oder private Plattform (mehr Funktionen, mit Kosten verbunden)
4. Interne Abläufe anpassen: die Meldung der Rechnungsstatus (Annahme, Ablehnung, Zahlung) innerhalb der Frist von 4 Werktagen einrichten
5. Das Team schulen: sicherstellen, dass Verwaltung und Buchhaltung den neuen Fakturierungsablauf kennen

Fördermittel für die Umstellung

Zwar gibt es keine eigenen Fördermittel für die elektronische Rechnung, doch lässt sich die Digitalisierung der Fakturierungsprozesse über laufende Förderprogramme finanzieren. Kit Consulting etwa umfasst eine Digitalberatung, die die Einführung von Werkzeugen für die elektronische Fakturierung in KMU abdeckt.

Zudem ist die Investition in Fakturierungssoftware im Impuesto sobre Sociedades (spanische Körperschaftsteuer) abzugsfähig und kann in vielen Fällen die beschleunigte Abschreibung für KMU nutzen.

Wie geht es weiter?

Der Zeitplan läuft. Auch wenn die Fristen an der noch ausstehenden Ministerialverordnung hängen, müssten Unternehmen mit mehr als 8 Mio. € Umsatz womöglich ab Ende 2027 erfüllen, alle übrigen ab Ende 2028.

Wer früh handelt, hat klare Vorteile: Er vermeidet Sanktionen, behält den Zugang zu öffentlichen Fördermitteln und verbessert sein Forderungsmanagement. Bei Tecnocim Innova unterstützen wir Sie dabei, den Übergang zu planen, Ihre heutige Software zu bewerten und die Umstellung mit den verfügbaren Fördermitteln zu verbinden.

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